Vous avez déjà compté le coût horaire d’une réunion ?
Faites le calcul : une table pleine de collaborateurs, chacun payé pour être présent, parfois sans dire un mot. Si la réunion n’est pas efficace, n’est-ce pas un luxe que l’on ne peut plus se permettre ?
Une question de culture
La réunionite, c’est toute une culture : se retrouver autour d’une table pour souvent se redire les mêmes choses ou, pire, rester silencieux.
- Mais pourquoi ?
- Et surtout, qui anime ces réunions ?
Dans beaucoup d’organisations, c’est souvent la personne la plus hiérarchisée ou son adjoint. Mais est-ce toujours la meilleure option ? Pourquoi ne pas donner l’opportunité à d’autres collaborateurs de s’entraîner à animer des réunions, dans un cadre bienveillant et familier ? Cela leur évite de plonger dans le grand bain ailleurs, sans réelle préparation.
L’importance du cadre et de l’inclusion
Un autre point crucial : le lancement de la réunion. Commencer par « Nous allons parler de… », ce n’est pas suffisant. Le cerveau n’est pas prêt à recevoir et traiter les informations. Pensez à utiliser des points d’inclusion, comme un petit tour de table ou une question légère pour mettre tout le monde dans de bonnes conditions.
Trier pour mieux collaborer
Toutes les informations ne méritent pas de passer par une réunion.
Posez-vous la question en amont :
- Ce que je veux partager, est-ce informatif ou constructif ?
- Ai-je besoin d’un échange collectif ou juste d’une communication ?
- Combien de temps est nécessaire pour atteindre l’objectif ?
Parce que s’il faut vraiment se réunir, autant que ce soit pour collaborer et avancer sur des points qui en valent la peine.
Quelques tips pour des réunions impactantes
- Définissez un animateur clair : Et pourquoi pas varier les rôles pour que chacun s’entraîne ?
- Préparez le terrain : Inclure un temps d’échauffement pour mettre tout le monde à l’aise.
- Faites le tri : Tout n’a pas besoin d’être abordé en réunion.
- Soyez concis : Le temps est précieux, ne le gaspillez pas.
Animer une réunion, c’est tout un art.
Mais avec un peu de réflexion et de préparation, cela peut devenir un véritable levier d’efficacité pour vos équipes.
